Para contratar alunos da Escola Politécnica como estagiários, as empresas, entidades ou instituições interessadas devem se conveniar junto ao Setor de Estágio. Para se conveniar é necessário preencher e enviar ao Setor de Estágios da Poli o Termo de Convênio (o documento deverá ser digitado, não serão aceitos convênios manuscritos). Esse documento, celebrado entre a concedente e a instituição de ensino, é assinado uma única vez, tendo prazo de vigência máximo de cinco anos.
Cada vez que contratar um aluno como estagiário, a cedente do estágio deve assinar com ele um Termo de Compromisso. Como esse documento depende do Termo de Convênio, é necessário verificar a existência e vigência deste antes de celebrar o contrato. Os Termos de Compromisso de estágio não devem exceder o prazo máximo de dois anos de vigência, computadas as renovações.
A legislação cita um prazo mínimo de um semestre letivo (período entre o início ao término do período de aulas, que poderá compreender quatro meses) para a duração do estágio. Ao mesmo tempo, a lei permite a prática do estágio durante o período de férias, o que possibilita a extensão do prazo para mais de quatro meses. É aconselhável que a prorrogação do período de estágio, que compreenda mais de um semestre letivo, seja efetuada através de Termo Aditivo, com Plano de Estágios em anexo . Não é aconselhável períodos muito longos de estágio, exercendo o mesmo conjunto de atividades e no mesmo setor ou departamento, o que pode descaracterizar a atividade de estágio.
Após a assinatura do Termo de Compromisso, é necessário elaborar um Plano de Estágio. Esse plano deve ser individual por estagiário, vistado pelo supervisor interno (o mesmo indicado no termo de compromisso) da empresa e aprovado por um docente orientador da Escola Politécnica. O Plano de Estágio relaciona as principais atividades a serem exercidas pelo estagiário. Como complemento, é recomendado anexar um documento, em papel timbrado da empresa, detalhando o programa a ser cumprido pelo estagiário.
Para comprovar que o estagiário encontra-se regularmente matriculado e frequentando efetivamente o seu curso, a empresa deve requisitar ao aluno, todo início de semestre letivo, um atestado de matrícula, no qual conste o horário das disciplinas a serem cursadas, para um devido planejamento e compatibilização da jornada do estágio. Ao final do período de estágio, a empresa deve fornecer ao estagiário um Termo de Realização de Estágio, com indicação resumida das atividades desenvolvidas, dos períodos e da avaliação de desempenho, devidamente assinado pelo supervisor da empresa e vistado pelo aluno, este lhe servirá para comprovar a experiência do aluno. Deve encaminhar também, à Escola Politécnica, um relatório de atividades, com vista obrigatória do aluno, encaminhado por ele para dar baixa no estágio.
Importante: Os programas de estágio estão sujeitos à fiscalização da Secretaria Regional do Trabalho. Em visita à empresa, o funcionário do órgão pode solicitar para vistoria o Acordo de Cooperação (Termo de Convênio), Termo de Compromisso (Contrato de Estágio) e Apólice de Seguro de Acidentes, além do atestado de matrícula.
