No dia 22 de março de 2022, a Assistência Técnica Financeira da Escola Politécnica da USP promoveu uma reunião aberta a todos os funcionários que podem fazer requisições de compras e almoxarifado, para esclarecimento de novas rotinas que serão adotadas para aprimorar a gestão da área. A apresentação pode ser acessada no link.
A Assistente Vanessa David de Aguiar começou a reunião dando um panorama da área, e relatando as atividades que tem promovido desde que assumiu a Assistência, em 2019. Ela ressaltou o grande esforço feito pela equipe para disponibilizar as informações de maneira clara e acessível na página da Assistência Técnica Financeira no site da Poli. Para acessar a página, você pode acessar o site da Poli (www.poli.usp.br), Menu Institucional, Organização Administrativa, Assistência Técnica Financeira.
Em seguida, foram apresentados os desafios da área de Compras, que atende a pedidos de toda a Poli, com 5 funcionários para atender à grande demanda. Vanessa citou o grande aumento de solicitações em setembro.
A Assistente então apresentou o planejamento para aprimorar o atendimento às demandas, adequar o fluxo e apresentar melhores resultados. Os funcionários estão em treinamento para melhorar o desempenho do setor, e pedem auxílio dos requisitantes que sigam algumas orientações para agilizar os processos e evitar retrabalhos.
A Legislação – Foi destacado na reunião que toda a atividade relacionada a recursos financeiros da USP, como órgão público, obedecem a leis que especificam como os procedimentos devem ser feitos, principalmente a Lei Federal 8.666/93 e a nova Lei 14.133/2021. Portanto, não é possível realizar compras com a mesma facilidade com que se compra em um site de vendas para pessoa física. Não há meios legais para fazer a compra de maneira fácil, prática e pela internet (muitas dessas lojas não vendem para meios públicos e/ou possuem documentação para atestamento de compras públicas).
Os valores de produtos encontrados em alguns sites, e usados como referência no hora de realizar o pedido, são diferentes dos valores praticados nas licitações devido a requisitos necessários para que o fornecedor possa vender a um órgão público. Desta forma, ajudar no orçamento mandando referencial é sempre muito bom, mas não é seguido à risca, porque nem sempre é possível utilizar na licitação e possui valores diferentes dos valores comuns de mercado, e disponíveis para pessoa física;
Foi esclarecido que a Dispensa de Licitação (até R$17.600) é utilizada, porém devido ao volume e valores das demandas de compras a preferência é por licitação.
O Planejamento – É necessário que as áreas planejem as solicitações, para que seja possível atendê-las de maneira eficiente. Foi citado que, às vezes, os pedidos são feitos em cima da hora e a Assistência Técnica Financeira têm de 30 a 60 dias para responder. O objetivo é antecipar os pedidos, estudar o que é necessário para o funcionamento ao longo do ano.
Urgências – As demandas diminuíram durante a pandemia, porém a partir do retorno presencial o número de solicitações de urgência ficou muito alto. O setor solicita que o planejamento das atividades seja realizado para antecipar a demanda e não sobrecarregar o setor e gerar frustração e atraso de ambos os lados.
E como será isso na prática?
- Descentralização dos pedidos: há a proposta de capacitar funcionários dos Departamentos para que eles consigam reunir, organizar e padronizar os pedidos.
- Requisições de compras: devoluções são muito comuns, itens pequenos sem descrição integral (exemplo: descrição do bem não equivale a real necessidade de compra). O objetivo é reunir mais informações para descrever o produto. As informações do complemento do pedido não aparecem para o fornecedor na BEC.
- Cadastro de materiais: mudanças no sistema (antes era pela Reitoria), em organização/desenvolvimento para orientações dos cadastros/requisitantes.
- Agenda para envio das requisições: uma agenda comum e completa será divulgada, para que as solicitações sejam unificadas por tipo de pedido. O objetivo é enviar requisição no mesmo período para os mesmos itens (não sendo necessário pedir caso o item não seja necessário).
Sistema Financeiro
- desenvolvimento de um novo sistema financeiro, com dados e relatórios distribuído por centro de despesa e subcentros. Os dados estão sendo colocados em sistema interno, para fins de controle interno, transparência e responsabilização.
- valores e relatórios vindos direto do Sistema Mercúrio para trazer mais transparência na Instituição
- Prestação de contas dos recursos: utilização devida dos itens para o órgão de origem.
- Desenvolvimento de um portal com todas as informações da área financeira.
Por fim, foi reforçado que as informações podem ser encontradas no site da área financeira e será compartilhado pasta com demais informações via Google Drive (Agenda de fornecedores em desenvolvimento).
Lista de itens de EPIs disponíveis, acesse aqui.
